Kann der Kontoauszug die Buchführung ersetzen?

Der Betrieb von Herrn und Frau Bauer umfasst eine Ackerfläche von 46 ha mit angeschlossener Schweinemast. Frau Bauer arbeitet außerdem 10 Stunden in der Woche außerhalb des Betriebes. Am Jahresende 2017 will Familie Bauer wissen ob dieses Jahr etwas übrig geblieben ist, und schaut auf das Girokonto, das Sparkonto und auf die aushaftende Kreditsumme (siehe Tabelle 1). 

Die Kontostände sind gestiegen, die aushaftende Kreditsumme ist gesunken. Es ergibt sich eine positive Geldbestandsveränderung von 17.805 Euro. Zudem wurde eine neue Maschine um 2.145 Euro angekauft. Auf Grund dieser kurzen Analyse sind Herr und Frau Bauer mit dem vergangenen Wirtschaftsjahr sehr zufrieden und sehen keinen Handlungsbedarf.

Hätte die Familie allerdings gesamtbetriebliche Aufzeichnungen in Form einer Buchführung oder erweiterten Einnahmen Ausgaben Rechnung (mit Anlagenabschreibung), würde sie mit Sicherheit zu einem anderen Schluss hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Entwicklungsfähigkeit ihres Betriebes kommen. Die Gewinn- und Verlustrechnung und die Darstellung des Unternehmerhaushaltes (siehe Tabellen) sind zwei Ergebnisse aus der Buchhaltung die tatsächlich einen Rückschluss auf Wirtschaftlichkeit und Entwicklungsfähigkeit des Betriebes Bauer zulassen.

Der Unternehmensertrag summiert sich aus den verschiedenen Einnahmen des Betriebes und beläuft sich auf 159.442 Euro. Der Aufwand beträgt in Summe 137.335 Euro. Der größte Aufwandsposten ist der Tierhaltung mit 68.484 Euro zuzuordnen. Hier wurden die Aufwände für Ferkelzukauf, Futtermittel und Tiergesundheit zusammengefasst. Danach kommt die Abschreibung für Gebäude und die Abschreibung für Maschinen und Geräte mit gesamt 27.871 Euro.

Die Abschreibung wird jedes Jahr für die Wertminderung und Abnützung der betrieblichen Anlagen in Abzug gebracht und errechnet sich aus den Anschaffungskosten dividiert durch die Nutzungsdauer. Die Abschreibung zählt zu den fixen Aufwänden, das bedeutet sie fällt unabhängig von der tatsächlichen Produktion an. Im vorliegenden Betrieb müssen 15% des Ertrages für die Abdeckung der jährlichen Abschreibung verwendet werden.

Stellt man die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft dem Ertrag gegenüber, so erhält man die Gewinnrate. Der Betrieb Bauer hat eine Gewinnrate von 14%, das heißt von jedem eingenommenen Euro bleiben 14 Cent als Einkünfte übrig.

Das Gesamteinkommen der Familie Bauer ergibt sich aus den Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft und einem außerlandwirtschaftlichen Einkommen und beträgt 29.059 Euro. Dieses Gesamteinkommen dient zur Deckung des Privatverbrauchs, der Sozialversicherungsbeiträge und zur Eigenkapitalbildung. Diese ist notwendig, um für spätere Wachstumsschritte oder neue Projekte gerüstet zu sein. Aus den Ergebnissen der Buchhaltung ist jedoch ersichtlich, dass nicht einmal der Verbrauch durch das derzeitige Einkommen abgedeckt werden kann. Schon gar nicht können Rücklagen für die weitere Betriebsentwicklung gemacht werden, weil die Eigenkapitalbildung einen negativen Wert aufweist. Das heißt, es besteht eine Unterdeckung des Verbrauchs. Diese Unterdeckung ist aber nicht sofort spürbar, da die Abschreibung zur Finanzierung des Privatverbrauchs herangezogen werden kann. Erst wenn die Gebäude oder Maschinen nach ihrer Nutzungsdauer ersetzt werden sollen, werden Herr und Frau Bauer bemerken, dass das dafür nötige Geld nicht vorhanden ist. Dann müssen entweder Kredite aufgenommen oder Boden verkauft werden. Der häufigere Fall ist, dass die Betriebsanlagen einfach nicht erneuert werden und die nachfolgende Generation oftmals nicht weiterführen kann bzw. nicht bereit ist, sehr viel außerlandwirtschaftlich verdientes Kapital in den Betrieb zu investieren.

Ein Blick auf die Entwicklung des Guthabens am Girokonto und die Verringerung der Schulden würde auf eine positive Betriebsentwicklung hindeuten. Da im Jahr 2017 nur geringfügige Investitionen (2.145 Euro im Vergleich zu den jährlichen Abschreibungen von 27.871 Euro) getätigt wurden, war eine positive Entwicklung der Geldkonten möglich.

Erst mit entsprechenden Aufzeichnungen wird deutlich, dass der Betrieb Bauer nicht in der Lage ist, eine Überdeckung des Verbrauchs zu erzielen und damit im Jahr 2017 von der Substanz (von den Abschreibungen) gelebt hat. Hält die Unterdeckung über mehrere Jahre an, so wird dies mittel- bis langfristig zu einer existenzgefährdenden Situation für den Betrieb führen. Hätte Familie Bauer betriebswirtschaftliche Aufzeichnungen, würden sie darüber Bescheid wissen und rasch Konsequenzen daraus ziehen um die langfristige Entwicklung ihres Betriebes nicht zu gefährden.

Betriebswirtschaftliche Aufzeichnungen ermöglichen eine laufende Analyse des bestehenden Betriebes, um die Kosten im Griff zu haben. Möchte ich meinen Betrieb weiterentwickeln, ermöglichen die Aufzeichnungen eine solide Planung der Wachstumsschritte. Bei der Finanzierung von Investitionen können mit betriebswirtschaftlichen Aufzeichnungen erfahrungsgemäß bessere Konditionen bei Banken erreicht werden. Aufzeichnungen sind auch eine optimale Grundlage für die Abgabenplanung: Auswertungen liefern Optimierungsmöglichkeiten hinsichtlich Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Sozialversicherung.